#hocwinword
XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD
- Đăng ký kênh tại đây: https://www.youtube.com/channel/UCXjV9sLt3WgamL7vofLofow?sub_confirmation=1
- Trang fan page: https://www.facebook.com/lophocvitinhcom
- Trang web: http://lophocvitinh.com
Mail Merge là tính năng trộn thư trong WinWord-> ta dùng khi cần gửi một bức thư có nội dung giống nhau cho nhiều người, các phần khác nhau nằm tại 01 vị trí cố định (ví dụ: thư mời họp, thư mời đám cưới,…)
Trước khi thực hành tính năng này các bạn kiểm tra Microsoft Outlook có OK không nhé.
03 bước chính cần phải có khi làm Mail Merge:
1. Tạo danh sách ->nhất định phải có thông tin email (vì không có địa chỉ email thì không thể gửi thư được)
2. Chèn Merge Field trong thư.
3. Gửi thư theo danh sách.
Ghi chú: vì WinWord nằm trong bộ Microsoft Office nên hiển nhiên tính năng Mail Merge sẽ được gửi đi bằng Microsoft Outlook.
Ví dụ: gửi thư báo lương cho 05 nhân viên hàng tháng.
Họ
|
Tên
|
Lương
|
Email
|
Phòng ban
|
Nguyễn
|
Hùng
|
5.000.000
|
Nhân sự
| |
Trần Văn
|
Lâm
|
5.500.000
|
Công nhân
| |
Hoàng
|
Vân
|
6.000.000
|
Lễ tân
| |
Phan Kim
|
Khánh
|
2.000.000
|
Phó giám đốc
| |
Tiến sĩ
|
M
|
9.000.000
|
Giám đốc
|
Bước 02: mở WinWord nhập nội dung thư như sau:
Hôm nay ngày 01-01-2011, phòng nhân sự trân trọng thông báo lương của:
Anh/Chị:
Phòng ban:
Email:
Tổng lương cứng:
· Type a new list…->gõ tay danh sách mới, không dùng tập tin tạo sẵn.
· Use an existing list…-> chọn tập tin: danhsach.xlsx đã tạo khi nãy.
· Choose from Outlook Contacts…->chọn từ Contacts của Outlook
Ở đây, ta chọn tùy chọn thứ 02: Use an existing list…
Các bạn đặt dấu nháy sau chữ Anh/Chị:.. ->bấm nút Insert Merge Field
-> chọn trường Họ->bấm Insert
->chọn trường Tên->bấm Insert
Làm tương tự với các trường phòng ban, email, lương.
Sau khi chèn xong các trường sẽ xuất hiện trong tập tin WinWord dạng: <<tên_trường>>
Để xem mail khi gửi đi sẽ như thế nào->bấm Preview Results->bấm các nút di chuyển tới lui để thấy hết các bản ghi.
Bước 03: gửi thư theo danh sách
Trong TAB MAILINGS->Bấm nút Finish & Merge
· Edit Individual Documents…->lưu mỗi dòng thông tin thành 01 tập tin riêng( trong ví dụ này là thành 05 tập tin)
· Print Documents…->In mỗi dòng thông tin thành 01 bộ.
· Send Email Message…->Gửi mỗi dòng thông tin là 01 email
Ở đây, ta chọn Send Email Message…
· To: chọn cột chứa địa chỉ Email.
· Subject line: nhập dòng tiêu đề.
· Send records:
o All -> gửi tất cả dòng tin có trong tập tin excel.
o Current record -> gửi dòng tin hiện tại.
o From…To:… -> giới hạn gửi từ dòng số mấy đến dòng bao nhiêu.
Bấm OK để Outlook gửi mail.
Nếu vẫn chưa rõ các bạn xem thêm video clip sau:
- Đăng ký kênh tại đây: https://www.youtube.com/channel/UCXjV9sLt3WgamL7vofLofow?sub_confirmation=1
- Trang fan page: https://www.facebook.com/lophocvitinhcom
- Trang web: http://lophocvitinh.com
XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD
Tác giả: #drM
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét